企画書作りの鉄則”○○○○の法則”をご存知ですか?

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AdinaVoicu / Pixabay

こんにちは、アイデア総研の創田です。

突然ですが、みなさんは”企画書作り”が得意でしょうか。

もちろん”得意だ”という方もいらっしゃると思いますが、大多数の方は何かしらの苦手意識を持っているのではないかと思います。

資料を集めるのが面倒、パソコンの前に座り続けるのが億劫、PowerPointをいじるのが苦手、長い文章を書くのがダルい・・・など、人によってその理由はさまざまでしょう。

ですが、多くの人に共通する理由は”企画書作りは面倒くさい”ということにつきると思います。

そんな方に知っていただきたい企画書作りの鉄則が、今回紹介する”KISSの法則”です。

企画書作りが苦手なあなたに、企画書作りの鉄則”KISSの法則”とはどのようなものかを詳しく説明したいと思います。

企画書作りの鉄則”KISSの法則”とは?

私自身も今でこそ企画書作りを比較的得意としていますが、”KISSの法則”を知るまでは企画書作りに自体に苦手意識があり、企画書を作らなければならないたびに憂鬱な気持ちになっていました。

そんな私も”KISSの法則”を知ったことで企画書作りの苦手意識がなくなりました。

企画書作りの鉄則である”KISSの法則”とは、次のようなものです。

KISSの法則(原則)

KISS の原則 (KISS principle) とは、“Keep it simple, stupid” (シンプルにしておけ!この間抜け)、もしくは、“Keep it short and simple” (簡潔に単純にしておけ)という経験的な原則の略語。その意味するところは、設計の単純性(簡潔性)は成功への鍵だということと、不必要な複雑性は避けるべきだということである。

引用元:Wikipedia

この法則は、企画書の作成に限らずあらゆるビジネスの場で重要とされています。

特にソフトウェア開発の現場で、プロジェクトの進行に比例して仕様が複雑化することによって、操作が複雑化したりハードウェアの要求スペックが高まることを防ぐためにたびたび引用されるようです。

ではなぜ”KISSの法則”がさまざまなビジネスで必要とされているのでしょうか。

SNSにおけるTwitterの長所

皆さんもご存知のように、Twitterでは”1つのツイートにつき入力できるのは140字まで”という文字数制限が存在します。

通信量に制限のあった時代ではメールの文字数に制限があるのが常識でしたが、今では何千何万といった文字数の電子メールを世界中に瞬時に送信することができます。

LINEでもFACEBOOKでも数千文字以上の文章が送れる現在、1つのツイートにつき140文字しか遅れないTwitterは時代に逆行しているように見えます。

しかし、Twitterは数多くのSNSの中でいまだに多くの若者に支持されており、2016年現在で国内ユーザー数3,000万人以上・全世界ユーザー数3億人以上と圧倒的な存在感を示しています。

Twitterが支持されている理由のひとつは、その”手軽さ”でしょう。

そもそも人は、長い文章を書くのが面倒くさいものです。

そしてそれと同時に、読み手にとっても長文を読むのは同様に面倒くさいものなのです。

特にインターネットが普及し、メインの情報媒体が新聞や書籍からWEBへと移行する中で、この傾向は強まっています。

これと同様なことが、企画書に関してもあてはまります。

”決裁者は忙しい”と知ろう

誰でも数十ページに渡る長い企画書を作成するのは負担に感じます。

実は、同様に企画書を読む側も負担に感じているのです。

取引先や部下から「明日までに目を通してください」と分厚い企画書を渡された側も、間違いなくうんざりした気持ちになっているはずです。

会議の場で直接プレゼンを行う場合も同様です。

企画の決裁者は、あなたの企画だけをみているわけではありません。

さまざまな案件を毎日数多く、限られた時間の中で決裁しなければならないのです。

当然役職が高く決裁権が高い人ほど、一日の間でより多くの案件を判断しています。

そういう立場の人が最も嫌うものは”時間の無駄”です。

”Time is Money”を実感しているエグゼクティブほど、ダラダラと長く要領を得ないプレゼンを嫌います。

プレゼンの目的が決裁者による意思決定である以上、これは必ず避けなければいけません。

”プレゼン時間は3分”と心がける

そのためには、KISSの法則に従い、可能な限りシンプルな企画書を用いたプレゼンを行う必要があります。

プレゼンの時間に換算すると、できれば3分、長くても5分で終わらせるように心がけましょう。

3分というと短すぎると感じるかもしれませんが、企画書で伝えるべき骨子(ポイント)を絞り込めていれば十分な時間といえます。

仮に会議の時間が30分とられていたとしても、プレゼンは3分程度にまとめて決裁者の質問を待ちましょう。

質問時間は3分に含めませんので、プレゼン後に十分に議論を重ねる時間が確保できます。

もちろんすぐに承認が取れれば、予定より早めに会議を終えてしまって問題ありません(むしろ歓迎されるはずです)。

重要なのはプレゼン後に議論を深め、最終的な決裁を仰ぐことです。

企画書の枚数は何枚がいいの?

presentation-224106_1280KISSの法則に従うと、企画書の枚数もおのずと決まってきます。

3分でプレゼン可能なスライドの枚数は10枚未満(9枚まで)が限界です。

この枚数は表紙や目次、ブリッジ(見出し)を含まない、本編(中身)の部分のみを指したものです。

本編のみで10枚未満にまとめることができれば、KISSの法則に従って作成したシンプルな企画書といえるでしょう。

スライドがそれ以上の枚数になると、決裁者から見てポイントが絞られていない”よくわからないプレゼン”になってしまいます。

スライドの枚数を減らすことで主張したいポイントが明らかになり、決裁を仰ぐことが可能になるです。

ただし”短いほどよい”というわけではなく、むりやり1枚に全てをまとめてしまうのも良くありません。

骨子(ポイント)が伝わるギリギリの枚数を見極めるようにしましょう。

企画書は論文ではない!

一般的に真面目で優秀な人ほど、企画書が長くなってしまう傾向があります。

学会などで発表される学術論文は長大ですが、内容に誤解やモレが無いように万全を期すほど文章は長くなっていきます。

企画書もあらゆるケースを想定し、誤解やモレのないように書くと、当然長くなってしまいます。

どうしても企画書が長くなってしまう方は、”企画書は論文ではない”ということを肝に銘じておきましょう。

企画書は学術的に正しいものである必要はありません。最終的に決裁を仰ぐことができればよいのです。

そのためには、企画書をギリギリのレベルまでシェイプすることで骨子(ポイント)を明確にすることが重要なのです。

もし説明が足りないと感じる部分がある場合は、プレゼン対象外の添付資料(アペンディックス)に収納し、質問が来たら答えればよいのです。

企画書作りの鉄則である”KISSの法則”に従い、できる限りシンプルな企画書を目指しましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

企画書の作り方が書かれた書籍やサイトの中には数十枚に渡るフォーマットを推奨しているもありますが、実際のビジネスの場ではあまり良い結果は得られないでしょう。

アイデア総研ではシンプルな企画書作りを推奨いたします。

決裁者の一発承認を勝ち取るため、”KISSの法則”に従ったシンプルな企画書作りを心がけましょう。

また”企画書はシンプルなほうがよい”というルールによって、企画書作りを苦手とする方が少しでも減ることを願っています。

 

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