マインドマップでタスク管理!優先順位を「見える化」しよう

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こんにちは、アイデア総研の創田です。

私たちビジネスパーソンは、いつもやるべきことに追われています。

ひとつ仕事をこなしてほっとすると、もうひとつの仕事の期限が迫っている・・・

いつも走りつづけているような日々を、みなさまも送っていることと思います。

なすべきことを決して忘れないようにすると同時に、本当にしたいことを実現していくためにも、タスク管理の技術をしっかり覚えておくことが重要です。

みなさまもこれまでに、タスク管理のためにいろいろなツールを使ってみたことがあるかもしれません。

しかし、どれもしっくりいかなかった・・・というかたは、ぜひXmindを使ったマインドマップでタスク管理を行うことをおすすめします。

タスクが目の前で「見える化」され、その場で「整理」されていくと、頭のなかのごちゃごちゃもすっきりするはずです。

一度整理したら、あとは決めたとおりに行うだけ。

とてもシンプルな方法です。

今回はサンプルをあげながら、マインドマップで行うタスク管理の実例を説明したいと思います。

マインドマップでタスク管理をしよう

マインドマップを用いてタスク管理を行うときは、手書きではなくデジタルで行うほうが便利です。

なぜなら、デジタルマインドマップはタスクをコピーしたり編集したりするのが容易だからです。

今回は代表的なデジタルマインドマップツールであるXmindを使ったタスク管理法をご説明いたします。

創田
Xmindの基本的な使い方については『Xmindではじめる一番やさしいマインドマップ入門講座』を参考にしてください。

 

STEP1:思いつくままに書き出す

まずはXmindでタスクを思いつくままに書きだしていってください。

どんな小さなことでも、書きだしておくだけで頭の中にモヤモヤと残らずにすみます。

ひとつの例として、つぎのようなタスクをあげてみました。

  • 取引先との打ち合わせの電話
  • 見込み客への電話・メール送信
  • メールの返信と受信トレイの整理
  • 新企画の調査と立案
  • 既存のウェブサイト・ブログの更新
  • インプット(読書・ネットリサーチ)

ひととおり書きだした時点では、どれもやらなければいけないことに思えます。

そして、どれから手をつけてよいのか混乱してきます。

そんなときにこそ、マインドマップでのタスク管理の真価が発揮されるのです。

大切なのは、ここから「整理」していくことです。

頭の中だけでは「整理」はできないので、実際に手を動かしながらタスクを組み替えてみたいと思います。

STEP2:整理する

タスク管理を行うときに大切なことは「優先順位」を見きわめることです。

何もかもを同時にはできません。

自分の将来のために必要なことばかりを優先してしまい、今すぐ行わなければいけない社内の仕事を放っておけば社会人としては失格です。

そこで、まず「必要なこと」「したいこと」という枝(ブランチ)を書きだして、その下にタスクを配置しなおしてみましょう。

「必要なこと」は締め切りがあったり、相手との約束があったり、絶対にしなければならないことです。

「したいこと」は、締め切りはなくても進めていきたいプロジェクトや、自分にとって大切な仕事です。

私たちビジネスパーソンにとっては「必要なこと」ができませんでした、忘れていました、ということがあってはなりません。

そこで、まず何が「必要なこと」か、タスクを動かしながら考えていきます。

今回の例ですと、取引先との打ち合わせの電話(約束)は延ばしてはいけませんし、忘れてしまってもいけません。

また、いただいているメールの返信も行う必要があります。

このような絶対行わなければならないタスクを見きわめます。

またそれとは別に、今すぐに行う必要はなくても、自ら進めていきたい仕事というものがあるものです。

例えば、やらなければと思いつつ後回しにしてしまう新企画の立案や調査、見込み客の開発、よりよいアイデアを出すためのインプットなど・・・

こういう仕事は「したいこと」の枝(ブランチ)に移します。

これだけでもいくぶんすっきりしましたね。

ではさらにそれぞれのタスクに、どれくらいの時間がかかるかを、大まかでよいので見積もってみましょう。

どんな人にも1日は24時間しかありませんし、できる仕事には限界があります。

ざっくりと時間見積もりをしてみると、大きすぎるタスクはもう少し細かくする必要があることがわかります。

このようにざっくりと30分単位で見積もりを記入するだけでも、タスクが格段に扱いやすくなるのがわかりますね。

STEP3:スケジュールに落とし込む

さいごに、書きだしたタスクをスケジュールに落とし込んでいきましょう。

実際にスケジューリングできていないタスクは、いつまでも終わらないと思った方がよいでしょう。

まずは簡易的に、月~金までの枝(ブランチ)を作って、その下にタスクを配置しなおしてみましょう。

「必要なこと」は週の早い日のうちに終わらせておきます。

おもいのほか多くの時間がかかった場合は、必ず優先的に「必要なこと」をこなせるように予定を組んでください。

「必要なこと」を配置したあとに「したいこと」を週のなかで上手に入れ込んでいきます。

「必要なこと」は毎日あらたに発生していきますので、余裕を持ったスケジュールにすることを忘れないでください。

ここまでくれば、あとはこのとおりに予定をこなすだけですね!

まとめ

いかがでしたでしょうか。

今回はかなりシンプルな例でしたが、マインドマップで行うタスク管理の基本は同じです。

とにかく、まずは頭の中にあるタスクを全部書き出し、それを整理し、スケジュールに落とし込んでいくのです。

「必要なこと」をしっかりこなせていると、「したいこと」をする時間もきちんととることができます。

マインドマップでタスクの優先順位を「見える化」していくと、頭の中がこれまでになくすっきりするはずです。

多忙なビジネスパーソンであるあなたにこそ、ぜひ試していただきたいと思います。

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