プランナー必見！マジックナンバーを使ったプレゼンのコツ

こんにちは、アイデア総研の大澤です。

みなさんも、一生懸命プレゼンをしても内容が思うように相手に伝わらず、がっかりしたり落ち込んだ経験が一度や二度はあるのではないでしょうか。

たとえばプレゼンの翌日、上司に「昨日のプレゼンいかがでしたか？」と聞いてみても「えーと、昨日の企画ね。あーあれあれ、どんなのだっけ？」といった具合で、驚くほど相手に伝わっていないこと、ありませんか？

“あんなにわかりやすく丁寧に説明したのに、なぜ伝わっていないのだろう？”

そう考えたあなたは、もしかしたら人の記憶力を過信しすぎているのかもしれません。

人が一度に記憶できる量は、あなたが思っているよりもずっと少ないものなのです。

そもそもプレゼンの目的は、提案する内容をきちんと理解してもらい、最終的に採択してもらうところにあります。

ですので、提案した内容がきちんと伝わっていないということは致命的な問題です。

“相手に伝わるプレゼン”をするためには、人が一度に記憶できる量を意識する必要があります。

今回はマジックナンバーを使った伝わるプレゼンのコツについて説明します。

人の記憶力の限界とは？

私が主催する研修やセミナーのなかで、受講者に企画をプレゼンをしてもらった後に、お互いどのくらい内容を覚えているかを書き出してもらうことがあります。

結果はせいぜい一言二言、10人以上プレゼンした場合には、何人かの分は全く覚えていないことも珍しくありません。

この結果を見ると、たいていプレゼンした人はびっくりします。

これは、聞き手にプレゼン内容を伝えることがいかに難しいか理解してもらうために行っています。

では、ビジネスにおいてはどうしょうか。

実務においては、部長や役員などの決裁者は一日のあいだに多くの案件を処理しているため、すべての内容を詳しく記憶することはほぼ不可能です。

そのなかであなたのプレゼン内容を覚えてもらうには、人に伝えることの難しさを十分理解したうえで、どうすれば相手に伝わるかを工夫する必要があります。

マジックナンバー７

では、一度に人に伝えられる情報量の限界はどの程度なのでしょうか。

この問題を語る上で有名な説に“マジックナンバー”があります。

あなたは“マジックナンバー7（±2）”という言葉を聞いたことはありますか？

何かを記憶するときに、その数が7プラスマイナス2、つまり5～9個までであれば記憶にとどめやすいという説です。

アメリカの心理学者ジョージ・A・ミラーが1956年に発表した論文の中で使われた造語ですが、人間が一度に記憶できる要素の限界数を示す基準として広く知られています。

実際に、7で語られる用語はたくさんあります。

世界の七不思議、七つの海、七つの大罪、七つ道具、七福神など、洋の東西を問わずきりの良い数字として７という数がよく出てきます。

この学説は、約50年もの長い間定説となっていました。

しかし、実際には7という数は意外と多く感じられますよね。

簡単な実験

ここでひとつ簡単な実験をしてみましょう。

次の7つの言葉を10秒間で覚えてください。

時計の準備はよろしいですか？ではスタート！

カエル・帽子・辞書・サッカー・消防車・冥王星・五百円

10秒たちましたね。

では、目をつむって今の単語をできるだけ多く思い出してください。

いかがでしょうか。

多くの方は、せいぜい覚えている単語が3つ～4つ程度ではないかと思います。

このような簡単な単語を覚えるだけでも7つは多すぎるといえます。

しかもこのケースでは”記憶してください”という前提でお題が出ていますので、比較的覚えやすいはずであるにもかかわらずです。

これがプレゼンの場であったらどうでしょうか。

「この企画のポイントは7つあります。ひとつめは・・・」

という話をしたとして、全てのポイントを覚えてもらうことが可能でしょうか。

おそらく”情報が多すぎてなんだかよくわからないプレゼン”になってしまうはずです。

本当のマジックナンバー

実際のところは、ミラーは必ずしも7つまで覚えられると結論付けているわけではないといわれています。

かわりに現在では、2001年にミズーリ大学の心理学教授であるネルソン・コーワンが発表したマジックナンバー4（±1）こそが人間が一度に記憶できる要素の限界数であるというのが定説になっています。

多くて5、少なくて3であれば覚えられそうですね。

プラスマイナス1というのは個人差を考慮してのことですので、誰にでも確実に伝えるために少ないほうの3をプレゼンで使うべきマジックナンバーとして考えるとよいでしょう。

この“マジックナンバー3”は、すでにいろいろなところで使われています。

たとえば世界三大美女、世界三大料理、世界三大オーケストラなど・・・

世界七不思議は全て覚えられなくても、日本三景であれば覚えられそうですね。

また、プレゼンの場でもマジックナンバー3は活用されています。

ひとつ例をみてみましょう。

iPhoneのプレゼンテーション

プレゼンの名人といえば、故スティーブ・ジョブズが真っ先にあげられるでしょう。

彼のプレゼンはどれも素晴らしいものばかりですが、その中でも最高傑作といわれているのがiPhoneのプレゼンです。

そのプレゼンの冒頭をみてみたいと思います。

アップルは幾度かの機会に恵まれた。
1984年、Macを発表。PC業界全体を変えてしまった。
2001年、初代iPod。音楽の聴き方だけでなく、音楽業界全体を変えた。

本日、革命的な新製品を3つ発表します。

1つめ、ワイド画面タッチ操作の「iPod」。
2つめ、「革命的携帯電話」。
3つめ、「画期的ネット通信機器」。
3つです。

タッチ操作iPod、革命的携帯電話、画期的ネット通信機器。
iPod、電話、ネット通信機器。 iPod、電話……おわかりですね？　独立した3つの機器ではなく、ひとつなのです。
名前は、iPhone。
本日、アップルが電話を再発明します。

引用元：2007年1月9日アップル基調講演

これが歴史的な名プレゼンの冒頭の部分です。

わかりやすく印象的で、かつ意外性がある素晴らしいプレゼンですね。

このなかで、マジックナンバー3が見事に生かされているのがわかると思います。

キーとなるメッセージ（ヘッドライン）は“アップルが電話を再発明します”で、このフレーズはプレゼン全体の中で何度も語られ、聞くものに強く印象付けられました。

プレゼンを聞いた聴衆は、たとえ3つのポイントを忘れてしまっても、“iPhoneは革新的な新商品である”というメッセージは忘れることはないでしょう。

キーメッセージは１つ

ここで重要なことは、伝えるポイントを3つに絞って印象を強める同時に、それらすべてがキーメッセージを説明するものであるという点です。

・ワイド画面タッチ操作のiPod
・革命的携帯電話
・画期的ネット通信機器

これら3つのポイントは、全て”アップルが電話を再発明します”というキーメッセージを説明していますね。

・キーとなるメッセージは1つ
・そのメッセージを説明するポイントが3つ

このスタイルが、マジックナンバーを活用した”伝わりやすいプレゼン”の基本であるといえます。

伝わりやすいプレゼンの例

では、実際に例をあげて考えてみましょう。

仮にあなたが家電メーカーの開発部門に所属しているとしましょう。

そしてあなたは、新しい冷蔵庫のプレゼンテーションを行おうとしています。

新しい冷蔵庫には7つの特徴があります。

これらすべてを説明すると・・・

のようになります。

このままだと確かに多機能であるのは伝わりますが、商品があまり印象に残りませんね。

これは情報を伝えすぎている典型的な“伝わらないプレゼン”の例です。

では、同じ商品を相手に伝わるようにプレゼンするにはどうすればよいでしょうか。

まず、キーメッセージを厳選します。

今回のキーメッセージは、7つの特徴から重要な要素を絞り込み“グルメのための冷蔵庫”としました。

そして、次のようにプレゼン内容を変更します。

すると、同じ商品でありながらどんな冷蔵庫なのを印象的に伝えることができるのがわかると思います。

これでしたら“伝わるプレゼン”を行うことができそうですね。

マジックナンバー3を実践に活かすための具体的な方法

マジックナンバー3の概念を理解したところで、実際のビジネスシーンでどのように活用するか、具体的な手順をご紹介します。

プレゼン準備の手順：7から3へ絞り込む

プレゼンの準備段階では、まず思いつく限りのポイントを書き出すことから始めます。この段階では数を気にせず、アイデアを発散させてください。仮に10個のポイントが出たとしたら、次の作業は「最も重要な3つに絞り込むこと」です。

絞り込みの基準は「相手が意思決定をするうえで最も重要な情報は何か」という視点です。自分が言いたいことではなく、相手が聞いて行動を起こしやすい情報を優先してください。

最終的に選んだ3つのポイントが、それぞれキーメッセージを補強しているかを確認しましょう。3つすべてが一つのキーメッセージを支えている構造になっていれば、マジックナンバーを正しく活用できています。

スティーブ・ジョブズのプレゼン術から学ぶ「繰り返し」の効果

iPhoneプレゼンでジョブズが行ったもう一つの重要なテクニックが「繰り返し」です。「iPod・電話・ネット通信機器」という3つのメッセージを何度も繰り返すことで、聴衆の記憶に深く刻み込みました。

自分のプレゼンでも、キーメッセージと3つのポイントを最初・中間・まとめの3回繰り返す構成にすることで、伝わる確率が大幅に上がります。「しつこいかな」と感じるくらいの繰り返しが、実はちょうどよい量なのです。

資料のスライド枚数もマジックナンバーで考える

マジックナンバー3は内容だけでなく、プレゼン資料の構成にも応用できます。例えば、スライドの目次を作る場合も3つの章立てにすることで、聴衆が「この話には3つのパートがある」とあらかじめ理解でき、プレゼン全体の見通しが良くなります。

また、各スライドに記載するテキスト量も、箇条書きは最大3〜4行に抑えることをお勧めします。情報が多いと聴衆はスライドを読むことに集中してしまい、あなたの話を聞かなくなってしまうためです。

メールや報告書にもマジックナンバーを活用する

マジックナンバー3の活用はプレゼンだけに限りません。日常のビジネスコミュニケーション全般に応用できます。

例えば上司への報告メールでは「結論・理由3つ・お願い」という構成にすると読みやすく、返信ももらいやすくなります。また、チームへの共有事項もポイントを3つに絞って伝えることで、内容が伝わりやすくなります。

「3つお伝えしたいことがあります」と前置きするだけで、聞き手は自然と集中して聞いてくれるようになります。ぜひ日常のコミュニケーションにも取り入れてみてください。

まとめ

いかがでしたか。今回はマジックナンバーを使った伝わるプレゼンのコツについてご紹介しました。

今回のポイントを振り返ります。

• 人が一度に記憶できる要素は、現在の定説では「マジックナンバー4（±1）」＝3〜5個が限界
• プレゼンで確実に伝えるためには「マジックナンバー3」を意識してポイントを絞り込む
• キーメッセージは1つ、そのメッセージを支える根拠・ポイントが3つ、というスタイルが基本
• スティーブ・ジョブズのiPhoneプレゼンはマジックナンバー3の見事な活用例

企画者はついつい自分が考えたことをすべて伝えたくなってしまいますので、プレゼンの情報量を増やしてしまう傾向があります。

ですが、実は伝える量を増やすとかえってプレゼンが伝わらなくなってしまうのです。

伝わるプレゼンをするためには、人が一度に記憶できる量の限界を意識して情報量を減らす（絞る）ことが重要です。

マジックナンバー3とキーメッセージを意識してプレゼン資料を作成すれば、きっと伝わるプレゼンを行うことができるでしょう。

伝わるプレゼンを行うために、極力シンプルであることを目指して企画書を作成しましょう。プレゼンの準備段階で「伝えたいことを3つに絞り込む作業」こそが、実はプレゼンの成否を決める最も重要なステップです。次のプレゼンから、ぜひ実践してみてください。