こんにちは、アイデア総研の大澤です。
私たちビジネスパーソンは、いつもやるべきことに追われています。ひとつ仕事をこなしてほっとすると、もうひとつの仕事の期限が迫っている……そんな日々を送っている方も多いのではないでしょうか。
なすべきことを決して忘れないようにしながら、本当にしたいことも実現していくためには、タスク管理の技術をしっかり身につけることが重要です。
これまでにタスク管理ツールをいろいろ試してみたけど、どれもしっくりいかなかった……という方には、Xmindを使ったマインドマップでのタスク管理をおすすめします。
タスクが目の前で「見える化」され、その場で「整理」されていくと、頭のなかのごちゃごちゃがすっきりするはずです。一度整理したら、あとは決めたとおりに行うだけ。とてもシンプルな方法です。
今回はサンプルをあげながら、マインドマップで行うタスク管理の実例を説明します。
マインドマップでタスク管理をしよう
マインドマップを用いてタスク管理を行うときは、手書きではなくデジタルで行うほうが便利です。デジタルマインドマップはタスクをコピーしたり編集したりするのが容易だからです。
今回は代表的なデジタルマインドマップツールであるXmindを使ったタスク管理法をご説明します。Xmindの基本的な使い方については『Xmindではじめる一番やさしいマインドマップ入門講座』を参考にしてください。
STEP1：思いつくままに書き出す
まずはXmindでタスクを思いつくままに書きだしていきます。どんな小さなことでも、書きだしておくだけで頭の中にモヤモヤと残らずにすみます。ひとつの例として、つぎのようなタスクをあげてみました。
- 取引先との打ち合わせの電話
- 見込み客への電話・メール送信
- メールの返信と受信トレイの整理
- 新企画の調査と立案
- 既存のウェブサイト・ブログの更新
- インプット（読書・ネットリサーチ）
ひととおり書きだした時点では、どれもやらなければいけないことに思えます。そして、どれから手をつけてよいのか混乱してきます。そんなときにこそ、マインドマップでのタスク管理の真価が発揮されるのです。
大切なのは、ここから「整理」していくことです。頭の中だけでは「整理」はできないので、実際に手を動かしながらタスクを組み替えてみましょう。
STEP2：整理する
タスク管理を行うときに大切なことは「優先順位」を見きわめることです。何もかもを同時にはできません。自分の将来のために必要なことばかりを優先してしまい、今すぐ行わなければいけない社内の仕事を放っておけば社会人としては失格です。
そこで、まず「必要なこと」と「したいこと」という枝（ブランチ）を書きだして、その下にタスクを配置しなおしてみましょう。
- 「必要なこと」：締め切りがあったり、相手との約束があったり、絶対にしなければならないこと
- 「したいこと」：締め切りはなくても進めていきたいプロジェクトや、自分にとって大切な仕事
私たちビジネスパーソンにとっては「必要なこと」ができませんでした、忘れていました、ということがあってはなりません。今回の例ですと、取引先との打ち合わせの電話（約束）は延ばしてはいけませんし、忘れてしまってもいけません。また、いただいているメールの返信も行う必要があります。このような絶対行わなければならないタスクを見きわめます。
またそれとは別に、今すぐに行う必要はなくても、自ら進めていきたい仕事というものがあるものです。例えば、やらなければと思いつつ後回しにしてしまう新企画の立案や調査、見込み客の開発、よりよいアイデアを出すためのインプットなど……こういう仕事は「したいこと」の枝（ブランチ）に移します。
ではさらにそれぞれのタスクに、どれくらいの時間がかかるかを、大まかでよいので見積もってみましょう。
どんな人にも1日は24時間しかありませんし、できる仕事には限界があります。ざっくりと30分単位で見積もりを記入するだけでも、タスクが格段に扱いやすくなります。大きすぎるタスクはもう少し細かく分割する必要があることも、この段階で見えてきます。
STEP3：スケジュールに落とし込む
最後に、書きだしたタスクをスケジュールに落とし込んでいきましょう。実際にスケジューリングできていないタスクは、いつまでも終わらないと思った方がよいでしょう。
まずは簡易的に、月〜金までの枝（ブランチ）を作って、その下にタスクを配置しなおします。
- 「必要なこと」は週の早い日のうちに終わらせておく
- 「必要なこと」を配置したあとに「したいこと」を週の中で上手に入れ込む
- 「必要なこと」は毎日新たに発生するので、余裕を持ったスケジュールにする
おもいのほか多くの時間がかかった場合は、必ず優先的に「必要なこと」をこなせるように予定を組んでください。ここまでくれば、あとはこのとおりに予定をこなすだけです。
マインドマップタスク管理のメリット
マインドマップを使ったタスク管理には、To-Doリストやスプレッドシートにはない独自のメリットがあります。
タスクの全体像が一目でわかる
To-Doリストは縦に並んだタスクの羅列になりがちです。一方マインドマップでは、タスク同士の関係性や優先度のまとまりが放射状に広がって表示されるため、全体像を俯瞰しながら考えることができます。「必要なこと」と「したいこと」が視覚的に分かれているだけで、頭の中の混乱が大幅に解消されます。
脳内の整理と外部化が同時にできる
タスクを書き出すという行為自体に、脳の作業記憶（ワーキングメモリ）を解放する効果があります。頭の中で「あれもこれも」と考え続けると認知負荷が高くなりますが、マインドマップに書き出すことで脳を次の思考に集中させることができます。
状況変化に柔軟に対応できる
Xmindのようなデジタルマインドマップであれば、タスクの追加・削除・移動がドラッグ＆ドロップで完結します。紙やスプレッドシートでは修正が面倒になりがちですが、マインドマップなら状況が変わっても即座に整理し直せます。
まとめ
いかがでしたか。マインドマップを使ったタスク管理の3ステップをご紹介しました。
ポイントをまとめると、
- STEP1：まず頭の中にあるタスクをすべて書き出す
- STEP2：「必要なこと」と「したいこと」に分けて優先順位を整理し、時間を見積もる
- STEP3：スケジュールに落とし込み、実行可能な計画にする
「必要なこと」をしっかりこなせていると、「したいこと」をする時間もきちんととることができます。マインドマップでタスクの優先順位を「見える化」すると、頭の中がこれまでになくすっきりするはずです。多忙なビジネスパーソンにこそ、ぜひ試してみてください。
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