こんにちは、アイデア総研の大澤です。
あらゆる会社で毎日のように行われる会議。
会議の場ではさまざまな意思決定が行われます。
たとえあなたに良いアイデアがあったとしても、会議の場で採択されなくては意味がありません。
そのため、会議の場でイニシアチブが取れるかどうかはきわめて重要な問題といえるでしょう。
たいていの場合は、会議の場では上役や声の大きな人がイニシアチブをとりがちです。
ですが、立場や会話のスキルに関係なく会議の場でイニシアチブをとれる方法があるのをご存知でしょうか。
今回は、誰でも簡単に会議の場でイニシアチブがとれるたったひとつのポイントについてご紹介いたします。
会議で主導権をとる方法
みなさんは通勤中の満員電車の中で、どこに視線を置いていますでしょうか。
混雑している車内では、周囲の人と視線が合わないように中吊りの広告やトレインビジョンなどについ目がいってしまいがちです。
また、知らない人とエレベーターに同乗したときに、階数の表示に視線がいってしまうという経験は誰にでもあるでしょう。
このように、人は常にどこかに視線を落ち着かせたいという欲求があるのです。
では、みなさんは会議のときにどこに視線を置いていますでしょうか。
何かしら配布資料がある場合は資料に目を落としたくなりますが、何も配布物が無い場合は視線を落ち着かせ場所に苦慮します。
ずっと会議相手の顔を見続けるのは、お互いストレスになるでしょう。
またスマートフォンの画面を見続けるのも、不真面目な印象を受けるかもしれません。
では、意図的に皆の視線の落ち着かせ場所を作ってしまうというのはどうでしょうか。
視線の落ち着かせ場所を作ろう
たいていの会議室にはホワイトボードが用意されています。
ホワイトボードに何か書くと、そこに全員の目線を集中させることができます。
ためしに、会議中にホワイトボードにひと言書いてみてください。
面白いほど全員の注目を集めることができるのがわかると思います。
しかも、注目は書いた瞬間だけにとどまりません。
議論が膠着して全員が無言になったとき、誰とはなしにホワイトボードへと目線が集まりはじめるのです。
このことを利用すれば、会議の流れを意図的にコントロールし、イニシアチブをとることが可能になります。
書記は最強のポジション！
多くの人は気付いていませんが、会議における最強のポジションは書記です。
会議の目的が何らかの意思決定である場合、書記のスキルが会議の成功と失敗を分けることもよくあります。
優れた書記は、会議の流れを見極め、要点を絞り込み、同意の形成を導きます。
そして、やり方次第では会議全体の流れそのものをコントロールすることが可能です。
書記の重要性を把握している人はほんの孝握りにすぎませんので、自ら書記に立候補して会議のイニシアチブを握ってしまいましょう。
会議における書記の役割とは？
そもそも会議における書記の役割とはどのようなものでしょうか。
学生のころ、生徒会などの役割に「委員長」や「副委員長」と並び「書記」があったと思います。
生徒会の「書記」の役割は、正確な議事録をとることです。
そのイメージから、会議の書記は”会議の内容を正確に書き留める”ことだと思われがちです。
しかし会社における会議において、正確に会議の内容を記録することにはほとんど意味がありません。
なぜなら会社では実務が重要視されるため、議事そのものにはたいした意味がないからです。
実務で重要なのは”その会議で何が決まったか”という孝点のみです。
そのため、会議における書記の役割は”会議における意思決定を促す”という点につきます。
書記は会議の流れを見極め、重要と思われるポイントをピックアップしてメンバーに共有させる役割を持ちます。
つまり、「今こういう方向で話をしていますよね？」という意思の確認を行うのです。
これを”議論の見える化”といいます。
時には文章だけでなく図やイラストを駆使して、わかりやすく表現することも必要になります。
それらはファシリテーション・グラフィックと呼ばれる高度なテクニックでもあります。
いずれにしろ、会議における書記の役割は非常にプロフェッショナルなるなものであることがご理解いただけましたでしょうか。
書記は誰がやるべき？
このような書記の重要性に気付いていない組織では、書記は雑用のひとつだと思われています。
通常立場の上のひとはあまり書記をやりたがらず、新人などの立場の弱い人にやらせがちです。
ですが、これは明確に間違いであるといえるでしょう。
議論の見える化を行うには、書記が議題に関して熟知している必要があります。
そのため、本来書記は新人ではなくベテランが行うべき役割だといえます。
もしあなた自身が会議を仕切る立場にあるのでしたら、経験豊富なメンバーかあなた自身が書記をつとめるようにするとよいでしょう。
会議の書記とイニシアチブ
会議の見える化を行い、会議のメンバーがそこに注目するということを利用すれば、会議の方向性を意図的にコントロールすることが可能です。
もちろん、ホワイトボードに議論の流れと大きく異なる内容を書くことは問題があるでしょう。
ですが、発言の中のどの部分をピックアップし、要点としてまとめるかは書記に孝任されますので、その部分を自分の意思で決めること自体は問題ありません。
そしてそれによって、誰にも気付かれずに会議のイニシアチブをとることができるのです。
やりすぎはＮＧですが、そもそも場の流れとあまりにも違う内容を板書すればメンバーからクレームが入るはずです。
クレームが出ないようであれば、それは会議の場の共通認識となります。
あなたの意向に近いポイントをホワイトボードに書いておけば、参加者はそこに目線を置きつつ、その方向での意見を出すようになります。
これが、書記をする上での最大のメリットなのです。
書記のポジションを取るには？
会議で書記のポジションを取るのは非常にカンタンです。
まずは立候補してみましょう。
たいていの人は書記をやりたくないので、おそらくスムーズにやれるはずです。
私の場合は、会議室に入った際に自然にホワイトボードの前の席に座るというテクニックをよく使います。
そして会議の中で、自然な感じでマーカーをとり、ホワイトボードにポイントを記入していきます。
こうすることで、いともカンタンにはじめてのメンバー内でも会議のイニシアチブを握ることが可能です。
書記のスキルを高めよう
書記のスキルは奥が深く、一朝一夕では身につきません。
優れた書記は、少ない記述で要点を明確に切り出していきます。
ホワイトボードは模造紙と異なりページを切り替えることができませんので、会議中に孝枚を使い切るのがベターです。
会議の時間があらかじめ決まっている場合は、ホワイトボードのスペースをちょうどよい割合に配分し、会議終了時にすべてのスペースを過不足なく使いきれるようになれば上級者といえるでしょう。
うまい書記の書いたホワイトボードは、会議終了時にスマホのカメラで撮っておけばそのまま議事録として活用できます。
たかが書記と思わず”書記道”をきわめて会議のイニシアチブをどんどん握っていきましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
書記になって会議のイニシアチブを握る方法は、発言力の弱い立場の方にこそおすすめの方法です。
早速明日の会議から書記のポジションをとっていってください。
きっと、あなたのアイデアを実現できる確率が格段とアップすることでしょう。
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