会議でイニシアチブをとるためのたった１つのポイントとは？

こんにちは、アイデア総研の大澤です。

あらゆる会社で毎日のように行われる会議。

会議の場ではさまざまな意思決定が行われます。

たとえあなたに良いアイデアがあったとしても、会議の場で採択されなくては意味がありません。

そのため、会議の場でイニシアチブが取れるかどうかはきわめて重要な問題といえるでしょう。

たいていの場合は、会議の場では上役や声の大きな人がイニシアチブをとりがちです。

ですが、立場や会話のスキルに関係なく会議の場でイニシアチブをとれる方法があるのをご存知でしょうか。

今回は、誰でも簡単に会議の場でイニシアチブがとれるたったひとつのポイントについてご紹介します。サラリーマンなら誰でも明日から実践できる内容ですので、ぜひ最後まで読んでいただければ幸いです。

会議で主導権をとる方法

みなさんは通勤中の満員電車の中で、どこに視線を置いていますでしょうか。

混雑している車内では、周囲の人と視線が合わないように中吊りの広告やトレインビジョンなどについ目がいってしまいがちです。

また、知らない人とエレベーターに同乗したときに、階数の表示に視線がいってしまうという経験は誰にでもあるでしょう。

このように、人は常にどこかに視線を落ち着かせたいという欲求があるのです。

これは心理学的に「注意の焦点化」と呼ばれる現象で、人間の脳は常に視覚的な拠り所を必要としています。この特性をうまく活用することで、会議の主導権を握ることができます。

では、みなさんは会議のときにどこに視線を置いていますでしょうか。

何かしら配布資料がある場合は資料に目を落としたくなりますが、何も配布物が無い場合は視線を落ち着かせる場所に苦慮します。

ずっと会議相手の顔を見続けるのは、お互いストレスになるでしょう。

またスマートフォンの画面を見続けるのも、不真面目な印象を受けるかもしれません。

では、意図的に皆の視線の落ち着かせ場所を作ってしまうというのはどうでしょうか。

視線の落ち着かせ場所を作ろう

たいていの会議室にはホワイトボードが用意されています。

ホワイトボードに何か書くと、そこに全員の目線を集中させることができます。

ためしに、会議中にホワイトボードにひと言書いてみてください。

面白いほど全員の注目を集めることができるのがわかると思います。

しかも、注目は書いた瞬間だけにとどまりません。

議論が膠着して全員が無言になったとき、誰とはなしにホワイトボードへと目線が集まりはじめるのです。

このことを利用すれば、会議の流れを意図的にコントロールし、イニシアチブをとることが可能になります。

書記は最強のポジション！

多くの人は気付いていませんが、会議における最強のポジションは書記です。

会議の目的が何らかの意思決定である場合、書記のスキルが会議の成功と失敗を分けることもよくあります。

優れた書記は、会議の流れを見極め、要点を絞り込み、同意の形成を導きます。

そして、やり方次第では会議全体の流れそのものをコントロールすることが可能です。

書記の重要性を把握している人はほんのひと握りにすぎませんので、自ら書記に立候補して会議のイニシアチブを握ってしまいましょう。

会議における書記の役割とは？

そもそも会議における書記の役割とはどのようなものでしょうか。

学生のころ、生徒会などの役割に「委員長」や「副委員長」と並び「書記」があったと思います。

生徒会の「書記」の役割は、正確な議事録をとることです。

そのイメージから、会議の書記は“会議の内容を正確に書き留める”ことだと思われがちです。

しかし会社における会議において、正確に会議の内容を記録することにはほとんど意味がありません。

なぜなら会社では実務が重要視されるため、議事そのものにはたいした意味がないからです。

実務で重要なのは“その会議で何が決まったか”という点のみです。

そのため、会議における書記の役割は“会議における意思決定を促す”という点につきます。

書記は会議の流れを見極め、重要と思われるポイントをピックアップしてメンバーに共有させる役割を持ちます。

つまり、「今こういう方向で話をしていますよね？」という意思の確認を行うのです。

これを“議論の見える化”といいます。

時には文章だけでなく図やイラストを駆使して、わかりやすく表現することも必要になります。

それらはファシリテーション・グラフィックと呼ばれる高度なテクニックでもあります。

いずれにしろ、会議における書記の役割は非常にプロフェッショナルなものであることがご理解いただけましたでしょうか。

書記は誰がやるべき？

このような書記の重要性に気付いていない組織では、書記は雑用のひとつだと思われています。

通常立場の上の人はあまり書記をやりたがらず、新人などの立場の弱い人にやらせがちです。

ですが、これは明確に間違いであるといえるでしょう。

議論の見える化を行うには、書記が議題に関して熟知している必要があります。

そのため、本来書記は新人ではなくベテランが行うべき役割だといえます。

もしあなた自身が会議を仕切る立場にあるのでしたら、経験豊富なメンバーかあなた自身が書記をつとめるようにするとよいでしょう。

会議の書記とイニシアチブ

会議の見える化を行い、会議のメンバーがそこに注目するということを利用すれば、会議の方向性を意図的にコントロールすることが可能です。

もちろん、ホワイトボードに議論の流れと大きく異なる内容を書くことは問題があるでしょう。

ですが、発言の中のどの部分をピックアップし、要点としてまとめるかは書記に委任されますので、その部分を自分の意思で決めること自体は問題ありません。

そしてそれによって、誰にも気付かれずに会議のイニシアチブをとることができるのです。

やりすぎはNGですが、そもそも場の流れとあまりにも違う内容を板書すればメンバーからクレームが入るはずです。

クレームが出ないようであれば、それは会議の場の共通認識となります。

あなたの意向に近いポイントをホワイトボードに書いておけば、参加者はそこに目線を置きつつ、その方向での意見を出すようになります。

これが、書記をする上での最大のメリットなのです。

書記のポジションを取るには？

会議で書記のポジションを取るのは非常に簡単です。

まずは立候補してみましょう。

たいていの人は書記をやりたくないので、おそらくスムーズにやれるはずです。

会議室に入った際に自然にホワイトボードの前の席に座るというテクニックも効果的です。

そして会議の中で、自然な感じでマーカーをとり、ホワイトボードにポイントを記入していきます。

こうすることで、いとも簡単にはじめてのメンバー内でも会議のイニシアチブを握ることが可能です。

書記のスキルを高めよう

書記のスキルは奥が深く、一朝一夕では身につきません。

優れた書記は、少ない記述で要点を明確に切り出していきます。

ホワイトボードは模造紙と異なりページを切り替えることができませんので、会議中に何枚も使い切ることなく1枚に収めるのがベターです。

会議の時間があらかじめ決まっている場合は、ホワイトボードのスペースをちょうどよい割合に配分し、会議終了時にすべてのスペースを過不足なく使いきれるようになれば上級者といえるでしょう。

うまい書記の書いたホワイトボードは、会議終了時にスマホのカメラで撮っておけばそのまま議事録として活用できます。

たかが書記と思わず“書記道”をきわめて会議のイニシアチブをどんどん握っていきましょう。

会議でイニシアチブをとるための追加テクニック

書記を活用してイニシアチブをとる方法に加えて、会議での存在感を高めるためのテクニックをいくつかご紹介します。これらを組み合わせることで、会議における影響力がさらに増します。

アジェンダ（議題）を事前に準備する

会議の前にアジェンダを用意しておくことは、イニシアチブをとるうえで非常に効果的です。

会議の前日や当日朝に参加者へアジェンダをメールやチャットで送っておくことで、「会議の設計者」としてのポジションを自然に確立できます。

アジェンダがあると会議が進みやすくなるため、他の参加者からも歓迎されます。そして、アジェンダを作ったあなたが自然と議論の流れをリードする立場になるのです。

アジェンダの作り方のポイントは次の通りです。

• 会議の目的を明確にする（例：「○○の方向性を決定する」）
• 議題は3〜5項目以内にまとめる
• 各議題に時間配分を設ける（例：10分、15分など）
• 事前に資料がある場合は添付しておく

最初に発言する習慣をつける

会議が始まった直後、最初の発言者になることもイニシアチブをとるうえで有効です。

会議の冒頭で「今日は○○について決めることを目指したいと思います」と一言添えるだけで、あなたが場の進行をリードする存在として認識されます。

「最初に話すのは勇気がいる」と感じる方もいるかもしれませんが、最初の発言は内容よりもタイミングと姿勢が重要です。短い一言でも構いませんので、まず口を開くことを心がけましょう。

質問を上手に使う

会議の場では、発言量だけがイニシアチブを決めるわけではありません。的確な質問を投げかけることも、議論をコントロールする強力な手段です。

例えば、議論が迷走しているときに「少し整理させてください。今の論点は○○ということでよいでしょうか？」と質問することで、議論を元のテーマに引き戻すことができます。

また、「○○さんはどうお考えですか？」と特定の人に振ることで、議論の流れを意図的に誘導することも可能です。

会議の締めをあなたが担う

会議のイニシアチブをとるうえで、実は会議の締め（クロージング）もとても重要なポイントです。

「今日の会議をまとめると…」と言いながら決定事項と次のアクションを確認することで、あなたが会議の全体像を把握し、方向性を導いていたという印象を参加者に残すことができます。

書記としてホワイトボードをまとめ、最後にそれを読み上げながら確認するという流れが、最もスムーズかつ自然にイニシアチブをとれる方法といえるでしょう。

リモート会議でのイニシアチブのとり方

近年ではZoomやTeams、Google Meetなどを使ったリモート会議が当たり前になりました。リモート会議でも、イニシアチブをとるためのポイントは対面と変わりませんが、いくつか追加で意識すべき点があります。

共有画面を使う

対面のホワイトボードに相当するのが、リモート会議では画面共有です。

GoogleドキュメントやMiro（オンラインホワイトボード）、Notionなどを共有しながらリアルタイムで書き込んでいくことで、対面と同様に「視線の焦点」を作ることができます。

画面を共有しているあなたは自然と「議論をまとめる人」として認識され、イニシアチブをとりやすくなります。

ミュートを解除するタイミングを計る

リモート会議では、ミュートのオン・オフが発言のタイミングを左右します。

話したいときに素早くミュートを解除して発言できる準備をしておくことと、発言のタイミングを逃さないことが重要です。

特に画面共有をしながら発言することで、視覚と聴覚の両方で存在感を示すことができます。

チャット機能を活用する

リモート会議のチャット機能も活用しましょう。議論のポイントをチャットにまとめながら書いていくことで、ホワイトボード書記と同様の効果が得られます。

また、会議中に参考URLや資料を貼ることで、「気の利く存在」として認識され、会議への貢献度が高まります。

まとめ

いかがでしたか。今回は会議でイニシアチブをとるための方法について解説しました。

今回ご紹介したポイントを振り返ります。

• 人は視線を落ち着かせたい欲求があるため、ホワイトボードに書くことで全員の注目を集められる
• 書記は会議における最強のポジションであり、議論の見える化を通じて流れをコントロールできる
• アジェンダの事前準備や最初の発言、的確な質問も有効なイニシアチブ戦略
• リモート会議では画面共有がホワイトボードの代わりになる
• 会議の締めをあなたが担うことで、議論の主導者としての印象を残せる

書記になって会議のイニシアチブを握る方法は、発言力の弱い立場の方にこそおすすめの方法です。

早速明日の会議から書記のポジションをとっていってください。

きっと、あなたのアイデアを実現できる確率が格段とアップすることでしょう。